Biasanya, bagi kebanyakan calon Mahasiswa Indonesia yang ingin melanjutkan studynya di al-Azhar, segala macam proses pendaftaran, birokrasi dan administrasinya sudah menjadi tanggung jawab Broker (Petugas Perantara yang dibayar) yang menjalankan sampai titik terahir sang calon Mahasiswa yang diurus hingga menduduki bangku kulyah. Namun ada juga di antara calon Mahasiwa Azhar yang medaftarkan dirinya sendiri dengan prosedur-prosedur yang telah ditentukan.

PROSEDUR PENDAFTARAN

I. Untuk Program Strata 1 (S1)

A. Berkas dan Persyaratan yang diperlukan:

– Ijazah (Asli)

– Transkip Nilai (Asli)

– Akte Kelahiran ( Asli)

– Fotocopy Paspor

– Pas Photo ukuran 4 X 6 sebanyak 20 lembar (7 Untuk Pendaftaran, 3 lembar untuk lapor diri di Konsuler KBRI, 3 lembar untuk lapor pendidikan di Atdikbud KBRI, 3 lembar untuk daftar di Persatuan Pelajar dan Mahasiswa Indonesia Mesir (PPMI-Mesir), dan 2 lembar untuk PMIK- PPMI).

– Isian untuk identitas pribadi lengkap (Nama, tempat tanggal lahir, alamat lengkap di indonesia, jenis kelamin, jenjang pendidikan, nama kedua orang tua, alamat orang tua dan pekerjaannya, nama kakek).

– Isian untuk tiga pilihan fakultas untuk diprioritaskan.

B. Waktu dan tempat pendaftaran

Biasanya waktu pendaftaran dimulai dari tanggal 1 smpai dengan 30 September, yang bertempat di Kantor Urusan Mahasiswa Asing, pada kantor centralnya Islamic Reseach Academy Al-Azhar atau yang sering dikenal dengan sebutan Muraqib atau Mugamma’ Buhust al-Islami tepatnya di Nasr City Cairo.

C. Kronologi Proses Pengurusan

1. Penterjemahan Berkas

Menterjemahkan berkas-berkas berikut kedalam Bahasa Arab:

– Ijazah Asli

– Transkip Nilai Asli

– Akte Kelahiran

2. Legalisir Berkas ke KBRI

– Melegaliris Ijazah asli, transkip nilai asli dan akte kelahiran asli ( disertakan pula fotocopynya masing-masing tiga lembar dari setiap berkas)

– Melegalisir terjemahan ijazah (kecuali yang bagi ijazah asli yang sudah berbahasa arab), melegalisir terjemahan transkip nilai (kecuali yang sudah berbahasa arab), melegalisir terjmahan akte kelahiran (masing-masing berkas rangkap tiga).

– Ijazah dan transkip nilai dilegalisir oleh Konsuler dan Atdikbud, sedangkan akte kelahiran hanya di legalisir oleh Konsuler. Selanjutnya satu berkas ijazah, transkip nilai dan akte kelahiran tiap MABA diserahkan kepada Atdikbud KBRI sebagai arsip.

3. Legalisir Berkas ke Kharijiyah (DEPLU Mesir)

Berkas-berkas yang harus dilegalisir oleh pihak Khorijiyah sebagai berikut:

– Kalau Ijazah Asli yang sudah berbahasa Arab dengan biaya kurang lebih Le. 11 Pound Mesir

– Kalau Ijazah Asli yang tidak berbahasa Arab dilegalisir beserta terjemahan Arabnya dengan biaya kurang lebih Le.22 Pound Mesir.

Dua Ijazah tersebut diatas dengan persyaratan sebagai berikut:

* Ijazah yang sudah dilegalisir oleh KBRI

* Terjemahan Arab Ijazah yang berbahasa Indonesia, yang sudah dilegalisir oleh KBRI.

– Akte kelahiran asli

4. Pe-Mu’adalah-an (Penyertaan) Ijazah di Muraqib ( Bagian pengawas)

Pemu’adalahan Ijazah ini di laksanakan di Muraqib, (gedung Mugamma’ Buhust Islami, Nasr City-Cairo) di bagian Ta’dil Syahadah (Penyertaan Ijazah) yang bertempat di lantai 4 dengan melengkapi persyaratan sebgai berikut:

* Surat Rekomendasi yang dikeluarkan oleh pikah KBRI dan dibawa oleh Mandub Sifarah (Perwakilan dari KBRI) untuk memudahkan proses pemu’adalahan, atau juga boleh tanpa ada perwakilan dari KBRI (tergantung loby birokrasi kita).

* Thalab mu’adalah (Surat permohonan untuk mu’adalah, biasanya formatnya sudah ia sediakan) kemudian Thalab tersebut harus diberi Damghoh ‘Adi (Materai biasa) senilai Le. 1 Pound Mesir.

* Ijazah asli beserta terjemahannya (bagi yang tidak berbahasa Arab) yang sudah dilegalisir KBRI dan Khorijiyah tadi, berkas-berkas tersebut juga harus dibubuhi Damghoh (Materai) masing-masing senilai Le. 1 Pound Mesir.

* Fotocopy Ijazah asli dan terjemahannya (bagi yang tidak berbahasa Arab) yang sudah dilegalisir oleh KBRI dan Khorijiyah Masing-masing satu berkas.

* Fotocopy Transkip nilai Asli dan terjemahannya (bagi yang tidak berbahasa Arab) yang sudah dilegalisir oleh KBRI satu berkas.

* Fotocopy Akte kelahiran Asli dan terjemahannya (bagi yang tidak berbahasa Arab) yang sudah dilegalisir oleh KBRI satu berkas.

* Fotocopy Paspor satu berkas.

* Semua berkas fotocopy diatas dimasukkan kedalam Malaf (Map) yang di klip menjadi satu.

Catatan:

-Semua Berkas Diatas akan diambil oleh bagian Ta’dil di Muraqib kecuali ijzah asli dan terjemahannya akan dikembalikan kepada panitia setelah di mu’adalahkan.

– Untuk berkas-berkas yang sudah berbahasa Arab dari Aslinya dengan persyaratan seperti diatas, tidak usah menyertakan terjemahan.

– Semua ijazah yang sudah dimu’adalahkan dan dikembalikan kepanitia, sebaiknya di copy dua rangkap untuk persiapan proses pendaftaran berikutnya.

5. Persiapan Pendaftaran

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam persiapan pendaftaran ini adalah sebagai berikut:

– Membeli Madzruf (Amplop besar/map) pendaftaran kepada KBRI dengan harga kurang lebih Le. 31,50 Pound Mesir, yang berisikan: Bithaqah Ikhtiari (Kartu pemilihan fakultas), Thalab Iltihaq bi Kulliyah (Permohonan pendaftaran study), Bayanat Thalib Wafid Mustajid (Surat Keterangan Mahasiswa Asing Baru), stiker pilihan fakultas, dan sebuah buku panduan untuk MABA.

– Pengisian Madzruf pendaftaran oleh panitia.

– Bithaqah Ikhtiyar untuk Mahasiswa (Thalib) berwarna abu-abu, sedangkan untuk Mahasiswi (Thalibah) berwarna kuning.

6. Pendaftaran ke Maktab Tansiq Qabul (Kantor Penerimaan Pendaftaran)

Pendaftaran dilakukan di empat (4) tempat yang berbeda, dengan persyaratan sebagai berikut:

– Madzruf (Map/amplop besar) yang sudah diisi berkas lengkap.

– Bithaqah Ikhtiyar Yang sudah diisi dan ditempeli stiker fakultas pilihan lengkap (untuk mahasiswa berwarna abu-abu, dan untuk mahasiswi berwarna kuning)

– Thalab Ittihaq bi al-Kulliyyah (Berwarna hijau).

– Bayanat Thalib Wafid Mustajid (Surat ketrangan mahasiswa asing baru) berwarna putih yang sudah dibubuhi Damghoh (Materai) senilai Le. 1 Pound Mesir dengan rincian 10 Piaster dan 90 piaster, dan juga sudah ditempeli pas photo 4 X 6 satu lembar.

– Ijazah Asli dan terjemahannya bagi yang tidak berbahasa Arab.

– Transkip nilai asli dan terjemahannya bagi yang tidak berbahasa arab, yang semuanya sudah dipastikan dilegalisir.

– Fotocopy ijazah asli dan terjemahannya bagi yang tidak berbahasa Arab.

– Fotocopy transkip nilai asli dan terjemahannya bagi yang tidak berbahasa Arab.

– Fotocopy Akte Kelahiran asli dan terjemahannya, pastikan sudah dilegalisir.

– Pas photo ukuran 4 X 6 sebanyak tujuh (7) lembar (satu ditempelkan pada Bayanat Thalib Wafid Mustajid tadi)

– Fotocopy Paspor sebanyak tiga (3) rangkap.

– Semua persyaratan diatas dimasukkan kedalam Madzruf dan selanjutnya diserahkan kepada petugas, yang kemudian petugas tersebut akan membaginya ke ruangan Tansiq masing-masing.

– Menunggu keluarnya Ishol (Kwitansi bukti pendaftaran, yang juga dijadikan sebagai surat permohonan visa study untuk masuk mesir)

– Setelah tiba di Mesir para mahasiswa baru diwajibkan tes yang diadakan oleh al-Azhar, jadi secara tidak lansung tes DEPAG tersebut tidak dianggap oleh pihak al-Azhar sendiri, dengan dalil bahwa jikalau mahasiswa baru yang tidak lulus dalam tes al-Azhar di Mesir ini, maka dia tidak bisa menduduki bangku kulyah.

II. Untuk Program Strata 2 (S2)

Untuk calon Mahasiswa pasca sarjana ini, sama dengan proses pendaftaran seperti yang Strata 1 (S1) di atas, hanya saja ada beberapa perbedaan dalam berkas2 tertentu, seperti Ijazah dan transkip nilai, tentu harus memakai ijazah dan transkip nilai Strata 1 (S1) yang sudah ia selesaikan.

Demikian lah prosedur pendaftaran untuk memasuki Universitas al-Azhar, yang selanjutnya setelah itu semua tinggal menunggu Ishol turun sembari mempersiapkan diri dengan segala sesuatunya untuk proses keberangkatan di Indonesianya. Mulai dari permohonan Visa Entry (Masuk), pengurusan tiket dsb.